Sogndal kommune handsamar personopplysningar om sine tilsette for å administrere løn og personalansvar i forhold til personopplysningsloven § 8, første ledd og § 8 a), b) eller f) og § 9 a), b) og f). Det er Sissel Foss som har det daglege ansvaret for dette. Det vert registrert naudsynte opplysningar for utbetaling av lønn, for eksempel grunndata, lønnsnivå, tidsregistrering, skatteprosent, skattekommune og medlemskap i fagforeining. Andre opplysningar om tilsette er knytt til vedkomande sin arbeidsinstruks og tilrettelegging av vedkomande sitt arbeid.

Dessutan vert det registrert opplysningar i tilknyting til nøkkeladministrasjon av inn- og utpasseringer og opplysningar om tilgangsstyring i IT-systemet. Opplysningane vert henta frå dei tilsette sjølve og deira leiarar. Opplysningane vert utlevert berre i samband med lønsutbetalingar og andre lovpliktige utleveringer. Sletterutinar for personalopplysningar følger regnskapslova og arkivlova. Opplysningar om namn, stilling og arbeidsområdet vert rekna som å vere offentlege opplysningar og kan publiserast på kommune sine nettsider.

Alle stillingssøknader blir journalført i kommunen sin postjournal. Desse vert lagra i arkivet i ca. eit år før dei vert sletta/makulert. Det er arkivleiar som er ansvarleg for dette. Journalopplysningar vert ikkje sletta, men er skjerma i offentleg elektronisk postjournal.

Unntak:
Alle stillingssøknader på rådmann og kommunalsjefar vert tekne vare på. (regelverket krev at søknader til de to-tre øvste stillingskategoriene skal takast vare på.)

Alle tidligare og noverande tilsette har ei personalmappe i vårt arkivsystem. Her blir mellom anna stillingssøknaden arkivert/oppbevart. Personalmapper skal takast vare på (dvs. at stillingssøknaden ikkje blir slettet eller makulert). Personalmapper blir rydda ved stopp av arbeidsforholdet. Personalmapper som ikkje har vore aktive i 10 år etter slutta arbeidsforhold skal avleveres arkivdepot.