Sogndal kommune brukar ESA arkiv- og sakshandsamarsystem med elektronisk journalføring og elektronisk lagring av dokument. ESA er eit arkiv- og sakshandsamarsystem som føl offentlige standardar (NOARK). Arkivleiar er delegert det daglege ansvaret for systemet og manuelt arkiv, og at det er utarbeida rutinar for bruk av dette. Rådmann føl opp at den faktiske sakshandsaminga er i samsvar med rutinane.

Sogndal kommune handsamar personopplysningar for å fylle opp kommunen sine lovpålagte oppgåver etter bl.a. kommunelov, forvaltningslov, personopplysningslov, offentlegheitslov, arkivlov m.m.

Det vert registert ulike typar personopplysningar i arkiv- og sakshandsamingssystemet. Dette er opplysningar som namn, adresse, telefonnummer og anna relevant informasjon som kjem fram. Registrering, lagring og oppbevaring skjer etter arkivlov, med forskrifter. Saksdokument kan i tillegg innehalde sensitive personopplysningar. Som ein del av den pålagde sakshandsaminga hentar Sogndal kommune i nokre tilfelle opplysningar frå andre etatar på eige initiativ etter lovheimel.

Ved krav om innsyn vert det utlevert personopplysningar jamfør offentlegheitslov, forvaltningslov og andre aktuelle særlover. Opplysningar som er naudsynt for handsaming av klagesaker vil bli utlevert til Fylkesmannen i Sogn og Fjordane som er Sogndal kommune sitt klageorgan.

Handsaming av opplysningar som til dømes sensitive personopplysningar har vi særskilte tryggleikstiltak og rutinar for. 

Sogndal kommune er ikkje pålagt å gjere sine offentlige journalar tilgjengeleg for almenta på Internett, men har likevel lagt dette ut tilgjengeleg på nettsida. Det finst unnatak og dette er omtalt på nettsida. Ein journal er systematisk og fortløpande registrering av alle inngåande og utgåande saksdokument. 

I offentligheitsforskrifta § 7, jf. § 6 fjerde ledd, er det spesifisert ein del opplysningar som ikkje skal gå fram av offentlig journal og journalar som vert lagt ut på nettet. Vidare er det fastsatt at personnamn ikkje skal kunne søkast fram i postlistene når innførsel er eldre enn 6 mnd.

Vi gjer merksam på at førespurnad om innsyn i ikkje offentlege opplysningar via elektronisk postjournal blir oppbevart (arkivert) i ESA.